Quy trình đối chiếu công nợ phải thu, phải trả trước khi khoá sổ

Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả là công việc khép lại một kỳ kế toán nhưng lại quyết định độ tin cậy của toàn bộ báo cáo tài chính. Số dư công nợ không khớp với đối tác sẽ kéo theo sai lệch ở bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và cả số dự phòng nợ khó đòi. Bài viết dưới đây tổng hợp quy trình gồm năm bước, dựa trên các quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và kinh nghiệm triển khai thực tế tại một đơn vị sự nghiệp y tế.

1. Vì sao phải đối chiếu công nợ trước khi khoá sổ

Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, vào cuối kỳ kế toán, sau khi mọi chứng từ phát sinh trong kỳ đã được ghi sổ và các bút toán kết chuyển đã hoàn tất, kế toán có nghĩa vụ rà soát lại số liệu đã ghi. Phạm vi rà soát bao gồm tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, số dư các khoản phải thu, phải trả và những số liệu kế toán khác, đối chiếu với các bên liên quan và tài liệu đi kèm để bảo đảm khớp đúng.

Với doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu cuối kỳ kiểm tra, đối chiếu Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và Tài khoản 336 - Phải trả nội bộ giữa các đơn vị theo từng nội dung thanh toán. Ở khu vực hành chính sự nghiệp, Thông tư 107/2017/TT-BTC cũng quy định trước khi lập báo cáo tài chính tổng hợp, đơn vị kế toán phải kiểm tra và xác nhận số phát sinh, số dư hai tài khoản này với các đơn vị cấp dưới có quan hệ thanh toán.

Lý do thực tiễn là các chỉ tiêu trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ được tính từ số dư công nợ. Chẳng hạn, chỉ tiêu Tăng, giảm các khoản phải trả (Mã số 11) được lập dựa trên tổng chênh lệch giữa số dư cuối kỳ và số dư đầu kỳ của các tài khoản nợ phải trả thuộc hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu số dư công nợ sai, chỉ tiêu này sai theo.

2. Bước 1: Lập bảng tổng hợp công nợ theo từng đối tượng

Điểm xuất phát của quy trình là sổ kế toán chi tiết. Thông tư 99/2025/TT-BTC nêu rõ sổ chi tiết các tài khoản phải thu, phải trả, hàng tồn kho phải được theo dõi theo từng giao dịch, vừa để phục vụ lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, vừa làm nền cho việc đối chiếu.

Nội dung bảng tổng hợp

• Tên và mã đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị nội bộ, cá nhân tạm ứng).
• Số dư đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư cuối kỳ, tách riêng dư Nợ và dư Có.
• Danh mục chứng từ gốc làm căn cứ: hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn dịch vụ, chứng từ thanh toán.

Nguyên tắc tách dư Nợ, dư Có theo đối tượng

Kinh nghiệm từ đơn vị sự nghiệp y tế cho thấy số dư bên Nợ của các tài khoản 131, 138 và số dư bên Nợ của 331, 338 được trình bày là khoản phải thu ở phần tài sản; ngược lại số dư bên Có của 131, 138 và 331, 338 được xếp vào khoản phải trả. Việc phân loại này chỉ chính xác khi kế toán đối chiếu từng đối tượng riêng biệt cả bên Nợ lẫn bên Có, không để số liệu tổng hợp của tài khoản che lấp số dư ngược chiều của từng đối tác.

Với tập đoàn có nhiều đơn vị thành viên, Thông tư 202/2014/TT-BTC yêu cầu lập bảng tổng hợp và đối chiếu số dư các khoản mục phát sinh giữa các đơn vị trong nội bộ, sau đó loại trừ toàn bộ khi lập báo cáo tài chính hợp nhất. Bảng tổng hợp ở bước này vì thế nên bổ sung cột đánh dấu giao dịch nội bộ.

3. Bước 2: Gửi biên bản xác nhận và đôn đốc phản hồi

Sau khi có bảng tổng hợp, kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ gửi từng đối tượng. Biên bản thường gồm số dư đến ngày khoá sổ, chi tiết hoá đơn chưa thanh toán, số tiền đã trả trong kỳ và phần ký xác nhận của hai bên.

Bài học từ thực tế một bệnh viện

Tại một đơn vị sự nghiệp y tế, phòng Tài chính Kế toán phát hành thông báo định kỳ vào ngày 25/12, gửi phòng Hành chính Quản trị, phòng Vật tư Thiết bị y tế và khoa Dược để các bộ phận này cùng phối hợp. Đồng thời, phòng thường xuyên nhắc nhở các công ty cung ứng khẩn trương gửi bản đối chiếu công nợ phải thu, phải trả tính đến ngày 31/12/2022. Thời hạn rà soát được ấn định đến hết ngày 31/12/2022, trùng với ngày khoá sổ năm.

Cách làm này có hai điểm đáng tham khảo. Thứ nhất, kế toán không đơn độc đôn đốc mà huy động các bộ phận mua sắm, kho, vật tư vốn làm việc trực tiếp với nhà cung cấp. Thứ hai, thông báo được phát hành sớm, để lại khoảng thời gian cho đối tác phản hồi trước khi lên báo cáo.

Gợi ý tổ chức thực hiện

1. Phân nhóm đối tượng theo mức độ ưu tiên: số dư lớn, phát sinh nhiều, đối tượng có lịch sử chênh lệch.
2. Giao đầu mối liên hệ cụ thể cho từng nhóm, thống nhất kênh gửi và nhận biên bản.
3. Theo dõi tiến độ phản hồi bằng danh sách kiểm, cập nhật hằng ngày trong những ngày cuối năm.
4. Lưu biên bản đã ký cùng hồ sơ khoá sổ để phục vụ kiểm toán, thanh tra.

4. Bước 3: Truy nguyên chênh lệch và điều chỉnh sổ

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định rõ: khi đối chiếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. Nguyên tắc này áp dụng cho cả công nợ nội bộ lẫn công nợ với bên ngoài.

Các nguyên nhân chênh lệch thường gặp

• Lệch kỳ ghi nhận: bên bán đã xuất hoá đơn nhưng bên mua chưa nhận hàng, hoặc ngược lại.
• Chi phí trích trước: một số đơn vị cuối tháng tạm trích trước chi phí dịch vụ thuê ngoài; đến cuối năm mới đối chiếu công nợ và rà soát lại để điều chỉnh tăng hoặc giảm theo đúng giá trị nghiệm thu. Phần tạm trích này thường tạo chênh lệch với số nhà cung cấp theo dõi.
• Thanh toán đang chuyển: tiền đã chuyển cuối ngày nhưng đối tác chưa ghi nhận.
• Nhầm đối tượng: cùng một khách hàng được mở nhiều mã, hoặc thanh toán của khách này bị ghi cho khách khác.

Đối chiếu song song với tiền

Vì hầu hết nghiệp vụ thu, trả công nợ đều đi qua tiền mặt hoặc tiền gửi, nên việc truy nguyên chênh lệch công nợ cần đặt cạnh kết quả đối chiếu tiền. Thông tư 24/2024/TT-BTC yêu cầu khi khoá sổ, sổ kế toán chi tiết tiền mặt phải được đối chiếu với sổ quỹ và tiền mặt thực tế tại đơn vị; sổ tiền gửi phải đối chiếu từng tài khoản với ngân hàng, kho bạc nhà nước. Thông tư 107/2017/TT-BTC còn quy định lưu bảng đối chiếu có xác nhận của ngân hàng, kho bạc cùng sổ tiền gửi hằng tháng. Khi tiền đã khớp, phần chênh lệch còn lại của công nợ sẽ khoanh vùng được dễ hơn.

Ví dụ bút toán điều chỉnh, thu hồi

• Thu được nợ phải thu bằng ngoại tệ: ghi Nợ các TK 111, 112 theo tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch; ghi Có các TK 131, 138 theo tỷ giá ghi sổ của từng tài khoản nợ phải thu.
• Thu hồi nợ phải thu nội bộ bằng tiền mặt (đơn vị hành chính sự nghiệp): Nợ TK 111 / Có TK 136.
• Ứng trước hoặc thực trả lương cho người lao động: Nợ TK 334 / Có các TK 111, 112.

Mọi bút toán điều chỉnh sau đối chiếu nên kèm thuyết minh nguyên nhân và chứng từ gốc để người kiểm tra sau này hiểu được lý do thay đổi số dư.

5. Bước 4: Xử lý công nợ nội bộ và công nợ có gốc ngoại tệ

Bù trừ công nợ nội bộ

Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn cuối kỳ kiểm tra, đối chiếu TK 136 và TK 336 theo từng nội dung thanh toán nội bộ, lập biên bản thanh toán bù trừ theo từng đơn vị làm căn cứ hạch toán. Căn cứ biên bản đối chiếu giữa nợ phải thu và nợ phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, doanh nghiệp ghi Nợ TK 336 (3368) / Có TK 136 (1368). Bên Nợ TK 336 phản ánh số tiền đã trả cho đơn vị trực thuộc, số đơn vị trực thuộc đã nộp, các khoản chi hộ, thu hộ đã thanh toán và số bù trừ phải thu với phải trả của cùng một đơn vị.

Đánh giá lại công nợ ngoại tệ

Các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được định nghĩa là tài sản sẽ thu hồi bằng ngoại tệ hoặc nợ phải trả bằng ngoại tệ, trong đó có nợ phải thu, nợ phải trả có gốc ngoại tệ. Trước khi khoá sổ, các khoản này được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán. Khi áp dụng chi tiết, tiền và nợ phải thu dùng tỷ giá mua chuyển khoản, nợ phải trả dùng tỷ giá bán chuyển khoản.

Khi thu hồi nợ phải thu hoặc thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ, doanh nghiệp lựa chọn tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh (tỷ giá giao dịch cụ thể tại từng thời điểm phát sinh, hoặc tỷ giá đã đánh giá lại cuối kỳ trước của từng đối tượng) hay tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền (xác định cuối kỳ hoặc tại từng lần thanh toán). Lưu ý, phần giá trị nợ phải thu có gốc ngoại tệ đã trích lập dự phòng khó đòi thì không đánh giá lại.

6. Bước 5: Nhận diện khoản khó đòi và trình bày trên báo cáo

Kết quả đối chiếu là căn cứ quan trọng để xác định nợ khó đòi. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, khoản phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng, khế ước hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần mà chưa thu được thì thuộc diện xem xét trích lập dự phòng. Quy định này áp dụng kể cả khi không có biên bản đối chiếu, đối tượng nợ không ký xác nhận hoặc đã bỏ trốn, mất tích. Thời gian quá hạn tính theo hạn trả nợ gốc của hợp đồng ban đầu, không tính việc gia hạn giữa các bên.

Như vậy, những đối tượng không phản hồi biên bản ở bước 2 cần được đưa vào danh sách theo dõi riêng, kèm thông tin ngày đến hạn theo hợp đồng để tính thời gian quá hạn.

Bảng tóm tắt quy trình

Câu hỏi thường gặp

Đối tác không ký biên bản đối chiếu thì có được trích lập dự phòng không?

Có. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, khoản nợ quá hạn mà doanh nghiệp đã đòi nhiều lần chưa thu được vẫn thuộc diện trích lập dự phòng ngay cả khi không có biên bản đối chiếu hoặc đối tượng không ký xác nhận.

Khi nào thực hiện bù trừ phải thu và phải trả nội bộ?

Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, căn cứ biên bản đối chiếu của cùng một đối tượng, doanh nghiệp ghi Nợ TK 336 (3368) / Có TK 136 (1368) để bù trừ trên sổ.

Nợ phải thu ngoại tệ đã trích dự phòng có phải đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ?

Không. Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định phần giá trị nợ phải thu có gốc ngoại tệ đã trích lập dự phòng khó đòi không thực hiện đánh giá lại.

Số dư bên Nợ của tài khoản 331 được trình bày ở đâu?

Số dư bên Nợ các tài khoản 331, 338 được xếp vào khoản phải thu ở phần tài sản, sau khi đã đối chiếu riêng từng đối tượng với biên bản xác nhận công nợ.

Kết luận

Một quy trình đối chiếu công nợ được tổ chức bài bản sẽ giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng quyền và nghĩa vụ của đơn vị, đồng thời giảm rủi ro khi kiểm toán, quyết toán thuế. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần hỗ trợ xây dựng mẫu biên bản, thiết lập sổ chi tiết theo đối tượng hoặc rà soát công nợ cuối năm, hãy liên hệ đội ngũ TaxAZ để được tư vấn phù hợp với đặc thù hoạt động của mình.