Hạch toán mua hàng có thuế GTGT đầu vào và chứng từ cần lưu

Mua hàng hóa, dịch vụ là nghiệp vụ phát sinh hằng ngày ở mọi doanh nghiệp, nhưng cũng là nơi dễ xảy ra sai sót nhất khi kế toán ghi nhận thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào. Ghi sai giá trị hàng mua, đưa nhầm thuế vào chi phí, theo dõi công nợ không khớp với hóa đơn hay thiếu chứng từ thanh toán đều có thể khiến số thuế đầu vào bị loại khi quyết toán. Bài viết dưới đây hệ thống lại cách hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành và những giấy tờ cần lưu giữ để thuế đầu vào được chấp nhận khấu trừ.

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ gồm những khoản nào?

Trước khi định khoản, kế toán cần xác định rõ phần thuế nào được phép khấu trừ. Theo quy định, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là tổng số thuế ghi trên hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào (kể cả tài sản cố định) phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, cộng với số thuế GTGT doanh nghiệp đã nộp ở khâu nhập khẩu hoặc đã nộp thay cho bên nước ngoài.

Nguyên tắc cốt lõi cần nhớ: doanh nghiệp chỉ được khấu trừ phần thuế của hàng hóa, dịch vụ mua về để phục vụ sản xuất, kinh doanh mặt hàng chịu thuế GTGT. Nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng toàn bộ cho hoạt động chịu thuế thì thuế đầu vào được khấu trừ toàn bộ. Ngược lại, phần dùng cho hoạt động không chịu thuế sẽ không được khấu trừ và phải tính vào giá trị tài sản hoặc chi phí.

Trên sổ sách, các khoản thuế GTGT được khấu trừ phản ánh số thuế đầu vào của hàng hóa, dịch vụ và tài sản cố định đủ điều kiện khấu trừ. Tài khoản sử dụng là TK 133, trong đó TK 1331 theo dõi thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ và TK 1332 theo dõi thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định.

Hạch toán mua hàng hóa, dịch vụ trong nước

Nguyên tắc tách giá mua và thuế

Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ và tài sản cố định mua về được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT trên hóa đơn được tách riêng sang TK 133, còn tổng giá thanh toán (gồm cả thuế) ghi bên Có của tài khoản tiền hoặc công nợ.

Cách ghi nhận này giúp ba chỉ tiêu luôn khớp nhau: trị giá hàng mua trên sổ kho, số thuế đầu vào trên tờ khai và số tiền phải trả nhà cung cấp trên sổ công nợ. Khi một trong ba số lệch nhau, kế toán sẽ phát hiện ngay từ khâu đối chiếu hóa đơn.

Bút toán cơ bản

Điểm cần lưu ý ở dòng cuối: khi trả lại hàng đã mua, kế toán phải ghi giảm cả thuế GTGT đã tách sang TK 133, không chỉ giảm giá trị hàng. Nếu bỏ sót bút toán giảm thuế, số thuế đầu vào trên sổ sẽ cao hơn số thực tế được khấu trừ.

Hàng nhập khẩu và tài sản cố định: hai trường hợp khấu trừ khác nhau

Hàng hóa, vật tư nhập khẩu

Khi nhập khẩu, doanh nghiệp không nhận hóa đơn GTGT từ người bán nước ngoài mà nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu. Vì vậy số thuế này được theo dõi qua TK 33312 (thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp). Cách xử lý tùy thuộc vào việc thuế đầu vào có được khấu trừ hay không:

• Nếu được khấu trừ: ghi Nợ TK 133 và ghi Có TK 33312. Số thuế này sau đó được bù trừ với thuế GTGT đầu ra hoặc được hoàn theo quy định.
• Nếu không được khấu trừ: số thuế GTGT hàng nhập khẩu được gộp vào trị giá hàng. Bút toán ghi Nợ TK 152 hoặc TK 153, đồng thời ghi Có TK 331 (phần phải trả người bán) và ghi Có TK 33312 (phần thuế GTGT nhập khẩu), kèm theo các khoản thuế khác nếu có như thuế tiêu thụ đặc biệt (TK 3332), thuế nhập khẩu (TK 3333) và thuế bảo vệ môi trường (TK 33381).

Theo đó, trị giá hàng hóa mua vào nhập kho bao gồm giá mua, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và cả thuế GTGT hàng nhập khẩu trong trường hợp không được khấu trừ.

Nguyên giá tài sản cố định

Với tài sản cố định, nguyên giá phụ thuộc trực tiếp vào mục đích sử dụng:

Sai lầm thường gặp là ghi nguyên giá theo giá chưa thuế cho mọi tài sản, kể cả tài sản phục vụ hoạt động không chịu thuế. Hệ quả là nguyên giá bị thấp hơn quy định, khấu hao thiếu và số thuế đầu vào kê khai sai.

Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế

Nhiều doanh nghiệp vừa có doanh thu chịu thuế GTGT vừa có doanh thu không chịu thuế. Với những khoản mua vào dùng chung (ví dụ chi phí văn phòng, điện nước, dịch vụ quản lý), kế toán cần hạch toán riêng phần thuế đầu vào theo từng hoạt động. Trường hợp không thể hạch toán riêng, số thuế được khấu trừ sẽ tính theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và tổng doanh thu bán ra trong kỳ tính thuế.

Cụ thể, tỷ lệ phân bổ được xác định bằng doanh thu chịu thuế GTGT (bao gồm cả doanh thu không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT) chia cho tổng doanh thu hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ (gồm doanh thu chịu thuế, doanh thu không phải kê khai và doanh thu không chịu thuế). Việc đưa doanh thu không phải kê khai vào tử số là điểm có lợi cho doanh nghiệp so với cách hiểu thận trọng trước đây.

Với dự án đầu tư vừa phục vụ hoạt động chịu thuế vừa phục vụ hoạt động không chịu thuế, tỷ lệ tạm khấu trừ có thể phải điều chỉnh lại khi số liệu thực tế thay đổi. Nếu việc điều chỉnh làm giảm số thuế đã được hoàn, doanh nghiệp nộp lại phần chênh lệch vào ngân sách và không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế đối với khoản điều chỉnh giảm này.

Theo dõi công nợ phải trả và thanh toán cho người bán

Bản chất của TK 331

TK 331 phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp với người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng đã ký, và cả nợ phải trả cho nhà thầu xây lắp chính, phụ. Trên báo cáo tài chính, chỉ tiêu phải trả nhà cung cấp thể hiện số còn nợ cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa thanh toán tại ngày lập báo cáo.

Để quản lý tốt, công nợ nên được mở chi tiết theo từng nhà cung cấp và từng hóa đơn. Số dư Có TK 331 của từng đối tượng phải khớp với tổng giá thanh toán trên các hóa đơn chưa trả tiền; khi thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 331 và ghi Có TK 111 hoặc 112 đúng với số tiền chuyển đi.

Các khoản phải trả nội bộ

Nếu hàng hóa, dịch vụ nhận từ đơn vị nội bộ hoặc được đơn vị nội bộ chi hộ, trả hộ, khoản phải trả được theo dõi trên TK 336 thay vì TK 331. Bút toán ghi Nợ các TK 152, 153, 156 (giá trị hàng nhận), Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ) và ghi Có TK 336.

Khấu trừ cuối kỳ và hoàn thuế

Cuối kỳ, khi xác định số thuế GTGT phải nộp, kế toán bù trừ thuế đầu vào với thuế đầu ra bằng bút toán ghi Nợ TK 33311 và ghi Có TK 133. Khi được hoàn thuế đầu vào, số tiền nhận về ghi Nợ TK 111 hoặc 112 và ghi Có TK 133 (1331). Sau hai bút toán này, số dư TK 133 phải phản ánh đúng phần thuế đầu vào còn được chuyển sang kỳ sau.

Bộ chứng từ cần lưu để thuế GTGT đầu vào hợp lệ

Hạch toán đúng chưa đủ; thuế đầu vào chỉ được chấp nhận khi hồ sơ đi kèm đầy đủ. Doanh nghiệp nên lưu trữ theo từng giao dịch mua vào các loại giấy tờ sau:

1. Hóa đơn GTGT hợp pháp: đây là căn cứ ghi nhận cả giá mua chưa thuế lẫn số thuế được khấu trừ. Với hàng nhập khẩu, thay thế bằng tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, hoặc chứng từ nộp thuế thay cho phía nước ngoài.
2. Hợp đồng mua bán bằng văn bản: đặc biệt quan trọng với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp. Trong trường hợp này, cơ sở kinh doanh khấu trừ thuế căn cứ vào hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: theo quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Ngưỡng 5 triệu đồng cũng là mốc được nhắc đến khi xét điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng mua trả chậm, trả góp. Với hóa đơn từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng mà chưa thanh toán đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp cần theo dõi để bổ sung chứng từ thanh toán khi đến hạn.
4. Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu dịch vụ: chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã thực nhận và được dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
5. Bảng kê mua hàng (nếu được phép lập): với những khoản mua hàng hóa, dịch vụ mà pháp luật cho phép lập bảng kê để tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuy nhiên bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin người bán và có chữ ký của người lập, người duyệt.

Một lưu ý thực tế: nếu tại thời điểm kê khai doanh nghiệp chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn trả chậm, hãy ghi chú rõ trên sổ theo dõi công nợ và chủ động chuyển khoản đúng hạn. Khi bổ sung được chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp có cơ sở để khấu trừ lại số thuế tương ứng.

Quy trình kiểm soát gợi ý cho kế toán

• Bước 1 – Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng và phiếu nhập kho: xác nhận số lượng, đơn giá, thuế suất trước khi nhập liệu.
• Bước 2 – Xác định mục đích sử dụng: chịu thuế, không chịu thuế hay dùng chung, từ đó quyết định tách thuế sang TK 133 hay gộp vào trị giá hàng.
• Bước 3 – Định khoản theo giá chưa thuế: ghi Nợ tài khoản hàng tồn kho, chi phí hoặc tài sản; ghi Nợ TK 1331 hoặc 1332; ghi Có TK 331 hoặc tiền.
• Bước 4 – Theo dõi thanh toán: gắn mỗi lần chuyển khoản với hóa đơn cụ thể, ưu tiên thanh toán qua ngân hàng cho mọi hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
• Bước 5 – Cuối kỳ: phân bổ thuế đầu vào dùng chung theo tỷ lệ doanh thu nếu không hạch toán riêng, lập bút toán khấu trừ với thuế đầu ra, đối chiếu số dư TK 133 với tờ khai.

Khi áp dụng phần mềm kế toán có chức năng quản lý hóa đơn đầu vào, các bước trên có thể được tự động hóa phần lớn: hóa đơn điện tử được đọc vào hệ thống, thuế được tách theo thuế suất, công nợ gắn với từng chứng từ và cảnh báo những hóa đơn vượt ngưỡng chưa có thanh toán qua ngân hàng.

Câu hỏi thường gặp

Mua hàng thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT không?

Hàng hóa, dịch vụ mua vào vẫn được phản ánh theo giá chưa thuế và tách thuế sang TK 133. Tuy nhiên với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ và đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế. Doanh nghiệp nên chuyển khoản cho mọi hóa đơn từ mức này.

Thuế GTGT của tài sản cố định dùng cho hoạt động không chịu thuế xử lý thế nào?

Không tách sang TK 133 mà gộp vào nguyên giá; nguyên giá khi đó là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT.

Doanh nghiệp vừa có doanh thu chịu thuế vừa không chịu thuế thì khấu trừ thuế đầu vào dùng chung ra sao?

Ưu tiên hạch toán riêng. Nếu không tách được, số thuế được khấu trừ tính theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế (gồm cả doanh thu không phải kê khai) trên tổng doanh thu bán ra trong kỳ.

Trả lại hàng cho người bán thì có phải điều chỉnh thuế đầu vào không?

Có. Bút toán ghi Nợ TK 331, ghi Có tài khoản hàng tồn kho tương ứng và ghi Có TK 133 cho phần thuế của hàng trả lại.

Thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ hạch toán vào đâu?

Gộp vào trị giá hàng nhập kho (TK 152, 153, 156) và ghi Có TK 33312, không đưa vào TK 133.

Cần hỗ trợ hạch toán và rà soát hóa đơn đầu vào?

Ghi nhận đúng nghiệp vụ mua hàng, quản lý chặt công nợ và lưu đủ chứng từ là nền tảng để số thuế GTGT đầu vào được chấp nhận khi kiểm tra, quyết toán. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một quy trình kế toán – thuế rõ ràng hoặc công cụ theo dõi hóa đơn đầu vào, công nợ và thanh toán trên cùng một hệ thống, hãy liên hệ đội ngũ TaxAZ qua taxaz.v4.softaz.vn để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.