Hóa đơn điều chỉnh, thay thế: ghi sổ, kê khai kỳ nào, lưu biên bản

Hóa đơn điện tử lập sai hoặc cần sửa lại vì lý do nghiệp vụ là tình huống rất phổ biến tại doanh nghiệp. Điểm khó không nằm ở việc lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế, mà ở việc hai bên mua và bán phải xử lý đồng bộ: ghi sổ tăng giảm ra sao, đưa vào tờ khai kỳ nào, và lưu bộ chứng từ gì để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Dưới đây là cách tiếp cận có hệ thống mà kế toán nên áp dụng.

1. Khi nào dùng hóa đơn điều chỉnh, khi nào dùng hóa đơn thay thế?

Về nguyên tắc, người bán được chọn một trong hai hình thức khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Tuy nhiên, có một số ràng buộc mà kế toán cần nhớ:

• Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn: nếu loại hóa đơn này bị sai, người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không được hủy và cũng không được thay thế.
• Tính nhất quán giữa các lần xử lý: nếu một hóa đơn đã được xử lý bằng cách điều chỉnh (hoặc thay thế) mà sau đó lại phát hiện vẫn còn sai, các lần xử lý tiếp theo phải giữ nguyên hình thức đã áp dụng lần đầu. Nghĩa là đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì tiếp tục thay thế.
• Nhiều hóa đơn sai giống nhau trong cùng tháng: khi người bán lập sai cùng một nội dung (thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất) trên nhiều hóa đơn của cùng một khách trong cùng tháng, có thể gộp lại thành một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất, kèm theo bảng kê các hóa đơn đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
• Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh: với hóa đơn có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, đơn vị phải gửi đơn đề nghị theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Người bán cũng phải gửi thông báo về hóa đơn có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA. Thời hạn gửi thông báo này là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng mà trong đó phát sinh việc xử lý sai sót.

2. Nguyên tắc ghi tăng, ghi giảm trên hóa đơn điều chỉnh

Riêng với các chỉ tiêu về giá trị, hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đúng chiều của sai lệch so với thực tế: phần điều chỉnh tăng ghi dấu dương, phần điều chỉnh giảm ghi dấu âm. Đây là nguyên tắc bắt buộc, không phụ thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.

Một số lưu ý khi lập nội dung:

• Nếu người mua đã cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân thì trên hóa đơn điều chỉnh vẫn phải thể hiện đầy đủ các thông tin này.
• Với người bán sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp, khi điều chỉnh phải điền đủ ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị điều chỉnh vào cột 14 của bảng tổng hợp.
• Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ tham chiếu đến hóa đơn gốc, tránh tình trạng người mua nhận được hóa đơn mà không biết sửa cho chứng từ nào.

3. Người bán và người mua điều chỉnh tờ khai vào kỳ nào?

Đây là phần dễ nhầm lẫn nhất, vì có hai nhóm tình huống với quy tắc kê khai khác nhau.

3.1. Hóa đơn lập sai (sai sót về nội dung ban đầu)

Khi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế được lập để sửa hóa đơn đã lập sai, cả người bán và người mua đều khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế. Nói cách khác, kỳ kê khai được xác định theo hóa đơn gốc, không phải theo ngày lập hóa đơn điều chỉnh.

3.2. Hóa đơn điều chỉnh do thay đổi nghiệp vụ sau khi đã lập đúng

Trường hợp hóa đơn gốc lập đúng tại thời điểm đó, nhưng sau này phát sinh điều chỉnh vì lý do kinh doanh (ví dụ doanh nghiệp viễn thông đối soát lại dữ liệu bán thẻ cào với đối tác, hoặc doanh nghiệp bảo hiểm điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước), quy tắc kê khai là: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Đối với người mua, thời điểm khai thuế còn gắn với điều kiện hóa đơn nhận được phải đảm bảo đúng và đầy đủ cả về hình thức lẫn nội dung. Vì vậy, nếu hóa đơn điều chỉnh nhận được vẫn còn lỗi, người mua nên yêu cầu người bán xử lý tiếp trước khi đưa vào tờ khai.

4. Ghi sổ kế toán ở hai phía

Sau khi hóa đơn điều chỉnh được lập và gửi, bộ phận kế toán của cả hai bên cần cập nhật sổ sách theo đúng chiều tăng hoặc giảm đã thể hiện trên hóa đơn.

4.1. Phía người bán

• Ghi nhận phần chênh lệch doanh thu và thuế đầu ra theo chiều điều chỉnh: phần tăng ghi số dương, phần giảm ghi số âm, bám sát nội dung hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung, số tiền phát sinh được phản ánh ở cột ghi Nợ (cột 1) và cột ghi Có (cột 2) của sổ. Phần nhật ký còn gồm các cột ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng chứng từ, diễn giải nội dung nghiệp vụ và số tiền phát sinh; ở cột diễn giải nên nêu rõ đây là bút toán điều chỉnh và tham chiếu số hóa đơn gốc.

4.2. Phía người mua

• Với doanh nghiệp dùng sổ Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN), cột 4 phản ánh số tiền phải trả người bán tương ứng với hàng đã mua; khi nhận hóa đơn điều chỉnh, số tiền phải trả được ghi tăng hoặc giảm tương ứng.
• Với doanh nghiệp dùng hình thức Nhật ký - Chứng từ, cơ sở ghi NKCT số 6 là hóa đơn của người bán và phiếu nhập kho, nên hóa đơn điều chỉnh cần được lưu cùng phiếu nhập kho liên quan để làm căn cứ ghi sổ.
• Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ cũng điều chỉnh theo chiều tương ứng và phải khớp với kỳ kê khai đã xác định ở mục 3.

Điểm then chốt là số liệu trên sổ, trên hóa đơn điều chỉnh và trên tờ khai phải khớp nhau cả về giá trị lẫn về kỳ. Nhiều sai sót khi quyết toán xuất phát từ việc kế toán đã ghi sổ ở tháng này nhưng lại kê khai ở tháng khác.

5. Lưu chứng từ kèm biên bản thỏa thuận

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn lập sai, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Khi hai bên có thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, biên bản hoặc văn bản thỏa thuận này phải được lưu cùng với hóa đơn tại doanh nghiệp và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Bộ hồ sơ nên lưu cho mỗi lần điều chỉnh gồm:

1. Hóa đơn gốc (bị điều chỉnh hoặc bị thay thế) và hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
2. Biên bản hoặc văn bản thỏa thuận giữa hai bên, có chữ ký của cả hai phía.
3. Thông báo hóa đơn có sai sót Mẫu số 04/SS-HĐĐT đã gửi cơ quan thuế.
4. Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT nếu gộp nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng.
5. Bảng kê hoặc biên bản đối soát dữ liệu với đối tác, khách hàng trong trường hợp điều chỉnh do nghiệp vụ phát sinh sau.
6. Tờ khai bổ sung hoặc tờ khai của kỳ liên quan để chứng minh đã kê khai đúng kỳ.

Phía người mua cũng nên lưu bộ hồ sơ tương tự, vì khi kiểm tra, cơ quan thuế có thể đối chiếu chéo giữa hai bên.

6. Những lỗi thường gặp và cách phòng tránh

• Đổi hình thức xử lý giữa các lần: lần đầu điều chỉnh, lần sau lại thay thế. Hãy ghi chú ngay trên hồ sơ hình thức đã chọn ở lần đầu.
• Ghi sai dấu trên hóa đơn điều chỉnh: điều chỉnh giảm nhưng ghi số dương. Nên kiểm tra lại chiều điều chỉnh trước khi ký số.
• Kê khai nhầm kỳ: hóa đơn lập sai thì khai bổ sung vào kỳ của hóa đơn gốc; điều chỉnh do nghiệp vụ phát sinh sau thì người bán theo kỳ lập, người mua theo kỳ nhận.
• Gửi thông báo sai sót trễ: thời hạn là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng, nên cần theo dõi lịch nộp để không bỏ lỡ.
• Thiếu bảng kê khi gộp nhiều hóa đơn: một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai bắt buộc kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
• Không lưu biên bản thỏa thuận: khi bị yêu cầu xuất trình mà không có, doanh nghiệp sẽ khó giải trình căn cứ điều chỉnh.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điều chỉnh có cần ghi lại toàn bộ nội dung hóa đơn gốc không?

Không bắt buộc ghi lại toàn bộ. Hóa đơn điều chỉnh thể hiện phần chênh lệch cần sửa, với giá trị tăng ghi dấu dương và giá trị giảm ghi dấu âm đúng với thực tế, kèm tham chiếu đến hóa đơn bị điều chỉnh.

Người mua nhận hóa đơn điều chỉnh vào tháng sau thì kê khai ở đâu?

Tùy nguyên nhân. Nếu hóa đơn gốc lập sai, người mua khai bổ sung vào kỳ của hóa đơn gốc. Nếu hóa đơn gốc đúng và việc điều chỉnh phát sinh sau do nghiệp vụ, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Có thể dùng một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai không?

Có, với điều kiện các hóa đơn sai cùng nội dung (thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất), cùng một người mua và trong cùng tháng, đồng thời phải đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Biên bản thỏa thuận điều chỉnh phải lưu bao lâu và ở đâu?

Biên bản được lưu cùng với hóa đơn tại doanh nghiệp và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, nên cần lưu trong suốt thời gian lưu trữ hóa đơn liên quan.

Thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi khi nào?

Người bán gửi thông báo này đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng có phát sinh việc xử lý hóa đơn sai sót.

Việc xử lý hóa đơn điều chỉnh, thay thế đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên và theo dõi sát các mốc kê khai. Nếu doanh nghiệp của bạn cần công cụ quản lý hóa đơn, tự động nhắc hạn gửi thông báo sai sót và lưu trữ biên bản đi kèm, hãy liên hệ đội ngũ TaxAZ để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy trình kế toán hiện tại.